Daten wie Exceltabellen, Powerpointpräsentationen oder Worddokumente werden oft lokal auf der Festplatte C:\ gespeichert (zum Beispiel unter Eigene Dateien). Leider führt dies zu mehreren Problemen gleichzeitig. Eine lokale Datenhaltung macht es unmöglich, gemeinsam oder von unterschiedlichen Orten aus zu Arbeiten. Auch ist es ziemlich kostenintensiv, wenn die lokalen Festplatten jedes Einzelnen Arbeitsplatzrechners gesichert werden müssten und ziemlich umständlich, wichtige Dokumente immer per USB Stick oder E-Mail Versand auf andere Arbeitsplätze zu übertragen. Die Lösung dafür bietet zum Beispiel eine zentrale Datenhaltung auf einem Server:
Einmal eingerichtet, können zum Beispiel zum einen personalisierte Daten unter dem Laufwerk H: abgespeichert und gemeinsam verwendete Dokumente unter F: aufbewahrt werden. Dies erspart umständliche Zwischenwege über die lokale Festplatte und andere Speichermedien.